Telefoonetiquette bij telefonisch contact

Contact is de basis van het aangaan en onderhouden van een relatie, telefonisch contact is hier een onmisbaar onderdeel van. Iedereen kan de telefoon opnemen, maar toch weet lang niet iedereen hoe dat op een gepaste en professionele manier moet. AltijdAntwoord.nl heeft voor u een aantal zaken op een rijtje gezet om u een handje op weg te helpen.

Telefonisch contact organiseren

• Neem de telefoon binnen 15 a 20 seconden op. Uw telefoon te lang over laten gaan zorgt voor irritaties bij uw klant (en uw collega’s), en is dus een slecht begin van het gesprek.
• Een gepaste openingszin. Zorg ervoor dat de telefoon op een professionele manier opgenomen wordt. Noem de naam van het bedrijf, uw eigen naam en vraag waarmee u de beller kunt helpen.
• Hou de focus op het gesprek. Veel mensen denken dat ze tijdens het bellen ook nog andere dingen kunnen doen. Helaas mis je zo vaak belangrijke informatie, of een bepaalde ondertoon die je bij volledige focus wel had opgevangen. Ook kan de klant het gevoel krijgen niet serieus genomen te worden.
• Laat de beller altijd uitpraten en laat merken dat u aandachtig luistert. Dit geeft de beller een gevoel dat hij serieus genomen wordt. U kunt tussendoor samenvatten, zo blijft het voor de beller ook helder.
• Noteren! Hoe vaak komt het voor dat u na 20 seconden de naam van de andere persoon aan de lijn alweer bent vergeten? Probeer gegevens te noteren tijdens het gesprek, in ieder geval de bedrijfsnaam en de naam van de beller. Het liefst nog meer gegevens natuurlijk, dit kan achteraf altijd handig zijn.
• En de belangrijkst tip: Wees altijd vriendelijk! Zelfs als de andere kant van de lijn dit niet is, moet u altijd vriendelijk en beleefd blijven.

Als u zich aan de bovenstaande tips houdt, zullen uw klanten een positiever beeld behouden van u en uw organisatie. Dit maakt het opbouwen van een duurzame relatie een stuk eenvoudiger.

Zelf niet altijd de tijd om de telefoon naar behoren op te nemen?

Maar wilt u wel altijd goed bereikbaar zijn voor uw klanten? Altijd Antwoord is de antwoordservice voor uw onderneming. Met onze telefonistes handelen wij telefoongesprekken voor een breed scala aan bedrijven professioneel en op gepaste wijze af. Dat kan zelfs 24/7!

Benieuwd naar onze diensten? Bekijk ze hier. U kunt onze services nu 30 dagen gratis proberen!

Heeft u vragen? Gebruik de livechat of bel ons op 085 301 0567. U kunt ons kantoor dagelijks bereiken, op werkdagen van 09:00 – 21:00u en in het weekend van 10.00 – 17.00 uur.